Flow Colegios
El sistema administrativo hecho para como funciona un colegio en Venezuela: cobrar en dolares recibiendo bolivares, conciliar los pagos solo, y saber en todo momento quien esta al dia.
Funciona sobre Odoo, una de las plataformas de gestion empresarial mas usadas del mundo, con los desarrollos que la realidad venezolana necesita y que ningun sistema importado trae resueltos.
Cobranza
Es donde un colegio pierde mas tiempo y mas dinero. Por eso es el corazon del sistema.
Quien debe, al dia
Una sola pantalla con todas las cuotas vencidas, ordenadas por antiguedad de la deuda y no por nombre: la primera fila es la familia por la que hay que empezar hoy.
El telefono del representante esta en la misma lista. No hay que abrir otra ficha para llamar.
Solvencia inmediata
En el expediente de cada alumna aparece si esta al dia, cuanto debe y desde cuando.
Saber si una alumna esta solvente pasa de revisar registros a mirar una pantalla.
Cobro en dolares, pago en bolivares
La deuda se mantiene en dolares y cada pago se convierte a la tasa del dia en que se recibe. Cada recibo indica que tasa se aplico y de que fecha.
Se acaban las discusiones sobre el monto convertido: el respaldo esta impreso en el recibo.
Conciliacion automatica de pagos
Cuando el banco notifica una transferencia o un pago movil, el sistema la registra, identifica a la familia y aplica el pago a las cuotas pendientes.
Se elimina la transcripcion manual de comprobantes recibidos por WhatsApp.
Planes de cuota a la medida
Matricula y mensualidades con sus fechas de vencimiento, mas becas y descuentos por hermana aplicados por alumna.
El monto que se ve es el que la familia debe realmente, con su descuento ya calculado.
Recibos conforme a la normativa
Los servicios educativos estan exentos de IVA segun el articulo 19 de la Ley del IVA. El sistema emite recibos, no facturas fiscales, con numeracion propia.
El documento que entrega el colegio es el correcto para su condicion tributaria.
Como entra un pago
Del banco a la cuota, sin que nadie transcriba nada.
1. El banco notifica
La transferencia o el pago movil llega al telefono del colegio.
2. El sistema lo registra
Sin que nadie tenga que transcribir el comprobante.
3. Identifica a la familia
Por referencia bancaria, telefono del emisor o monto.
4. Aplica el pago
A las cuotas mas antiguas primero, que es como cobra un colegio.
5. Si hay duda, se aparta
Nunca se asigna un pago por aproximacion: se deja para revision.
Expediente estudiantil
Alumnas y representantes
Ficha completa de cada estudiante con sus datos, su representante, parentesco y contacto. Un representante puede tener varias hijas en el colegio.
La estructura de su colegio
Niveles, grados y secciones con el vocabulario del sistema educativo venezolano: Educacion Primaria y Educacion Media General, con sus tres lapsos.
Matricula por ano escolar
Cada alumna queda matriculada en su grado y seccion del ano en curso, conservando su historia al pasar de grado.
El sistema crece con el colegio
Estas funciones estan disponibles y se activan cuando el colegio las necesite. No hay que decidirlas al inicio.
Portal para representantes
Cada familia entra con su clave, consulta su estado de cuenta y reporta su pago adjuntando el comprobante. Menos llamadas a la administracion preguntando cuanto deben.
Evaluacion y boletines
Calculo conforme al Reglamento General de la Ley Organica de Educacion: 70% de las evaluaciones parciales mas 30% de la evaluacion final del lapso, y promedio de los tres lapsos. El boletin sale con el calculo que exige la norma, no con un promedio simple.
Control de asistencia con alerta
El reglamento exige un minimo de 75% de asistencia para aprobar. El sistema avisa cuales alumnas se acercan a ese limite, en enero cuando todavia se puede corregir, no en julio.
Aviso de segunda evaluacion
Cuando el 30% o mas del curso reprueba una evaluacion, el reglamento obliga a repetirla dentro de los tres dias habiles siguientes. El sistema lo detecta al cargar las notas.
Control de aranceles y asambleas
La Resolucion 114 exige que los ajustes de matricula y mensualidad se acuerden en Asamblea Escolar y se notifiquen con 45 dias de antelacion. El sistema conserva el acta, la fecha de notificacion y la vigencia de cada tarifa.
Inscripcion en linea y comunicacion
Reinscripcion y admision desde el sitio web del colegio, avisos masivos por WhatsApp y correo, biblioteca, actividades y horarios.
Proteccion de la informacion
El sistema administra expedientes de niñas y adolescentes. El articulo 65 de la LOPNNA prohibe divulgar la imagen y los datos personales de un menor sin el consentimiento de su representante, y el diseño lo contempla.
- La informacion es del colegio y reside en un servidor del colegio. Es exportable en cualquier momento.
- Cada rol ve solo lo que le corresponde. El personal docente no accede a la situacion de pago ni a la direccion de habitacion de las estudiantes.
- El consentimiento del representante sobre el uso de la imagen de la estudiante queda registrado: quien lo otorgo, cuando y para que usos.
- Las exportaciones de informacion se restringen y se registran.
- Respaldo diario automatico almacenado fuera del servidor.
Que necesita el colegio
Un servidor
El sistema opera en un servidor propio del colegio. El costo es mensual y comparable al de un servicio de internet.
Internet y un navegador
No se instala nada en las computadoras. Se entra desde cualquier navegador, tambien desde el telefono.
Una persona de contacto
Alguien de la administracion con tiempo asignado durante la implantacion. Es el factor que mas influye en que el proyecto salga bien.
Conversemos
Podemos mostrarle el sistema funcionando, con un colegio de ejemplo cargado, para que lo vea en lugar de imaginarselo.